Ordbok

Innenfor eiendomsforvaltning benyttes mange ord og uttrykk.

Ordbok

Innenfor eiendomsforvaltning benyttes mange ord og uttrykk. Våre definisjoner samsvarer med den terminologi som blir lagt til grunn i notat utarbeidet av NBEF, Multiconsult og NTNU: «Ord og Uttrykk innen Eiendomsforvaltning – Fasilitetsstyring, august 2008.

Asset Management (AM)

Eiendomskapitalforvaltning (asset = aktiva, formue). Utøves på strategisk nivå (ledel­sesnivå).
Facilities Management (FM) (s.d.) utøves på strategisk/taktisk nivå, mens Facilities Ser­vices (FS) ledes og produserespå operativt nivå.

Bygg- og eiendomsforvaltning (BEF)

Benyttes delvis synonymt med Facilities Mana­gement, men omfatter i tillegg investerings- og kapitaldelen samt grunneiendom.

Begrepet omfatter alle aktiviteter knyttet til for­valtning av en bygning over hele livssyklusen: Planleggings- og byggefase, bruksfase og utfa­sing i form av avhending, restaurering eller ri­ving. Etter NS 3454 kan bygg- og eiendoms- forvaltning funksjonelt uttrykkes som

BEF = N + FM = (K + RT) + FDVUSP. Uttrykket bygg forteller at forvaltningsobjektet er en bygning, mens eiendom er en betegnelse som større byggforvaltere bruker om sin byg­ningsmasse, særlig i markedsmessige og juri­diske sammenhenger.

Drift

Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygningen med tekniske in­stallasjoner skal fungere som planlagt, både funksjonelt, teknisk og økonomisk. Oppgavene omfatter bl.a. betjening og ettersyn av byg­ningsdeler og installasjoner, forsyning av ener­gi, vann etc., renhold og renovasjon.

Hos forvaltere som driver Facilities Manage­ment kan drift også omfatte servicetjenester som f.eks. datanettverk, telefon, post, kopiering, resepsjonstjeneste og kantine. Disse kostnadene kalles i NS 3454 for service-/støttekostnad til kjernevirksomheten.

I praksis er det ofte vanskelig å skille mellom løpende vedlikehold og driftsaktiviteter. Ved beregning av nøkkeltall er det viktig at forde­lingen av kostnader skjer etter de samme ret­ningslinjer. kfr NS 3454.

Due diligence (Aktsomhetshandlinger)

(eng.: due diligence) Oppsamling, omfattende vurdering og validering av informasjon fra en organisasjon på et aktuelt trinn av avtalen om fasilitetsstyring, som er nødvendig for å vurdere nøyaktighet og integritet på riktig trinn av avta­leprosessen (NS-EN 15221-2).

Eiendom

Noe man eier. Samlebegrep på fysiske verdiob­jekter som areal/tomt, bygninger, anlegg og andre verdifaktorer som f.eks. utbyggingspo­tensial. Juridisk begrep for alt som har en verdi.

Eiendomsforvaltning

Eiendomsforvaltning omfatter i prinsippet alle faser i livssyklusen:

  • erverv gjennom kjøp, ekspropriasjon, pro­sjektering og bygging,
  • forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU),
  • avhending ved salg, bortfeste, gave eller overførsel,
  • riving, gjenbruk og deponering.

Energiledelse – Energioppfølgingssystem (EOS)

Energiledelse er den del av virksomhetens le­delsesoppgaver, på lik linje med andre ledel­sesoppgaver, som aktivt sikrer at energien ut­nyttes effektivt og miljøriktig samt er i samsvar med gjeldene lover og forskrifter (se også «Bygningsenergidirektivet» (s.d.)).

Bedriften utarbeider en oppfølgingsplan med mål, strategi og handlingsprogram for energi­bruken. En viktig faktor er et godt energiopp­følgingssystem (EOS) med registrering, rappor­tering, analyse og løpende oppfølging av ener­gibruken.

Energiøkonomisering (Enøk)

Et begrep som i videste forstand betyr at energi­en skal brukes i den form, i den mengde og til den tid som totalt sett er mest lønnsom når alle fordeler og ulemper er veid mot hverandre.

Enøk skal bidra til en samfunnsøkonomisk ra­sjonell utnyttelse av ressursene, å redusere ne­gative miljøkonsekvenser av energibruken og stimulere til utvikling og innføring av energief­fektiv teknologi.

Litt.: Sintef: ENØK i bygninger. Effektiv ener­gibruk. 2.utgave. Univ.forlaget 1996.

Enova

Statlig foretak med ansvar for det offentlige enøk-arbeidet i Norge. Overtok fra 1.1.2002 NVEs ansvar for miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Selskapet eies av Olje- og energidepartementet (OED) og har hovedkontor i Trondheim.

Etterslep

Gir uttrykk for det akkumulerte vedlikeholdset­terslepet som preger enkelte bygningsmasser, særlig offentlige eiendommer. Etterslep (E) brukes av enkelte eiendomsforvaltere (uformelt) som en supplerende post til vedlikehold og utvikling i NS 3454.

Facilities Management (FM)

(no.: fasilitetsstyring (s.d.)) Integrasjon av pro­sesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære akti­viteter. (NS-EN 15221-1)

Omfatter alle aktiviteter innenfor begrepene

FDVUSP (s.d.) etter NS 3454. Moderne eiendomsforvaltning omtales gjerne som facility management (amerikansk engelsk) eller facilities management (britisk engelsk), begge forkortes til FM.

FM setter først og fremst brukeren i fokus ved at arbeidsplassen legges til rette slik at kjerne­virksomheten kan utføres på en optimal måte. Det omfatter faktorer som helse, miljø og sik­kerhet, trivsel, innemiljø, lys, lyd, service, kan­tine osv. Tradisjonell FDVU har i større grad vært rettet mot byggets tekniske tilstand og drift.

Basert på en nordisk tilnærming, kan FM deles i fem hovedområder:

  • Økonomi og finansiering
  • Eiendoms- og arealforvaltning
  • Drift, vedlikehold og utvikling
  • Service og tjenester
  • Helse-, miljø og sikkerhet (HMS).

Facilities Services (FS)

(no.: fasilitetstjeneste) Serviceytelser rettet mot brukere/leietakere av bygg og lokaler. Utføres på operativt nivå. Se også Asset Management (AM).

FDVU-filosofien

FDVU-filosofien er illustrert i figuren nedenfor. Når bygget tas i bruk, oppfyller det (tilnærmet) de krav som var forutsatt på planleggingstids­punktet. Allerede har kravene til nybygg økt. Ved bruk vil bygget gjennomgå naturlig slitasje og kvalitetsforringelse som med jevne mellom­rom må kompenseres ved vedlikehold og utbed­ring. For å etterkomme nye krav, må det foretas en utvikling eller oppgradering av bygget.

Bærekraftig bygging vil si å utvikle bygget slik at det stadig kan oppfylle nye krav og dermed forlenge sin levetid.

Felles kostnader

Kostnader som betales direkte av borettshave­ren/leietakeren i form av husleie (renter og av­drag på felles lån + felles drift og vedlikeholds­kostnader.

Forvaltning

En overordnet funksjon som omfatter ledelse, planlegging og organisering av arbeidsoppgaver innenfor:

  • leietakeradministrasjon
  • skatter og avgifter
  • forsikringsavtaler
  • lover og forskrifter
  • økonomisk forvaltning (budsjett, regnskap, nøkkeltall, årskostnader, analyser)
  • administrativt ansvar

Forventet levetid

Den levetid en bygning prosjekteres for å fung­ere godt i (designlevetid). Statsbygg bruker 60 år som standard forventet levetid, men har f.eks. satt 150 år for ny opera. 60 år er også vanlig for boliger.

Forventet levetid er en viktig faktor ved lønn­somhetsberegning av byggeprosjekter. Ved nybygging eller ombygging ønsker man den mest lønnsomme kombinasjonen av kapital-, vedlikeholds- og driftskostnader. Disse fram­kommer ved en serie av forutsatte levetider til komponenter og en beregning av behovet for vedlikehold og utskifting gjennom byggets livsløp.

Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Begrep hentet fra Forskrift om systematisk hel­se-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter.

Internkontroll (IK)

Systematiske tiltak som skal sikre at virksom­hetens aktiviteter planlegges, organiseres, utfø­res og vedlikeholdes i samsvar med krav fast­satt i eller i medhold av helse-, miljø- og sik­kerhetslovgivningen. (Def.: IK-forskriften § 3).

Internkontrollforskriften

Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sik­kerhetsarbeid i virksomheter, fastsatt med hjemmel i Arbeidsmiljølovens § 16. Trådte i kraft 1.1.1997.

Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fast­satt i arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonslovgivningen, produkt­kontrolloven, sivilforsvarsloven, genteknologi­loven og lov om elektriske anlegg og elektrisk

utstyr. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.

Forskriften skal fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen

  • Arbeidsmiljø og sikkerhet
  • Forebygging av helseskade eller miljøfor­styrrelser fra produkter eller forbrukertjenes­ter
  • Vern av det ytre miljø mot forurensning og bedre behandling av avfall

Key Performance Indicators (KPI)

Nøkkelindikatorer / nøkkelfaktorer / nøkkeltall. Indikatorer som beskriver hvordan noe fungerer eller hvilken tilstand det er i ut fra målt ytelse. Ytelsen måles ofte opp mot «Best Practice», kan være målt mot kostnads- eller kvalitetskrav, og kan gjelde bygninger/infrastruktur så vel som støttetjenester og service til arbeidsplasser og brukere.

Se også KPI-systematikk og Tilpasningsgrad og den norske definisjonen Hovedindikator for ytelse (KPI).

 Levetid for bygg

Det skjelnes mellom ulike typer levetid:

  • Estetisk levetid: Den tid en bygningsdel opp­fyller sitt estetiske krav.
  • Funksjonell levetid: Den tid bygningen/ bygningsdelen oppfyller den forutsatte funk­sjon. Handler om bygningens / bygningsde­lens brukbarhet over tid
  • Teknisk levetid: Den tid bygningen / byg­ningsdelen oppfyller sine tekniske krav. Handler om bygningens varighet over tid.
  • Økonomisk levetid: Den tid bygning­en/bygningsdelen kan utnyttes uten at det er økonomisk å rive, bygge om eller skifte ut.

Løpende vedlikehold

Tiltak for å rette på tilfeldige skader eller mang­ler. Ikke planlagte utskiftinger av bygningsdeler eller komponenter som følge av hærverk, inn­brudd, akutte skader el.lign. Kostnadene regnes som en del av den løpende driften. (NS 3454).

Management-begreper

I USA brukes forskjellige begreper om den virksomheten ulike typer aktører driver innen bygg- og eiendomsforvaltning:

  • Service Delivery Management: Ekstern leve­ranse/salg av drifts-og servicetjenester (driftsselskap, byggservice).
  • Facilities Management: Drive FDVUS over­for kjernevirksomheten («drift og service»).
  • Property Management: Bygningsforvaltning sett fra bruker- og eierperspektiv.
  • Asset Management: Eiendomsforvaltning og eiendomsutvikling for å øke/opprettholde byggets bruksmessige og økonomiske verdi.
  • Portifolio Management: Økonomisk forvalt­ning av en eiendomsmasse (eiendomsinves­tor, eiendomsselskap).

Norsk Standard (NS)

Norske standarder (NS) fastsettes av Norges Standardiseringsforbund (NSF) – Standard Nor­ge (SN). Årlig fastsettes mer enn 1000 nye, hvorav 90 % er europeiske standarder (EN) som i hht. EØS-avtalen også skal gjøres gjeldende i Norge. Norges Byggstandardiseringsråd (NBR) er ansvarlig for standardiseringsarbeidet på byggområdet.

Nøkkeltall

Registrerte kostnader, forbrukstall o.l. per enhet over tid eller samtidig registrerte kostnader, forbrukstall o.l. for like enheter (NS 3454). For at et nøkkeltall skal være representativt bør det være tall fra 20-25 objekter.

Nøkkeltall er indikatorer som kan brukes til å påvise områder for forbedring. De skal rette oppmerksomheten mot det vesentlige og gi forandringssignaler.

Nøkkeltall i bygg- og eiendomsforvaltning gir komprimert informasjon om den økonomiske eller tekniske situasjonen for en eiendom eller i organisasjonen som helhet. Gode nøkkeltall gir f.eks. grunnlag for å vurdere om virksomhetens kostnads- og forbruksnivå er tilfredstillende i forhold til den strategi som er valgt for virk­somhetens eiendomsportefølje.

Nøkkeltall kan være knyttet til areal (forbruk pr. m2), arbeidsplass (produksjon/omsetning/ for­bruk pr. ansatt), produksjonsenhet (forbruk pr.

produsert enhet) etc. Sammenligning av nøkkeltall er et sentralt ele­ment i Benchmarking (s.d.).

Outsourcing

Omfatter bortsetting av både det taktiske og det operative nivå for bestemte serviceytelser, dvs. at bare det strategiske nivå bibeholdes i organi­sasjonen.

Eks.: Ledelsen definerer overordnede mål eller funksjonskrav for visse tjenester (renhold, kan­tinedrift, drift av tekniske anlegg m.v.), og inn­går avtale med eksternt firma som tar på seg både faglig og praktisk ansvar for å levere tje­nestene. Outsourcing omfatter ofte virksomhetsoverdra­gelse/overføring av ansatte fra bestiller til eks­tern leverandør.

Periodisk vedlikehold

Arbeider som må utføres regelmessig for å hin­der forfall som følge av jevn og normal slitasje eller bruk. Periodisk vedlikehold har en preven­tiv virkning og forebygger skader. Eks.: Ma­ling, utskifting av slitedeler i installasjoner. Kostnadene regnes som planlagt vedlikehold. (NS 3454).

Rehabilitering

Utbedring hvor det tas sikte på å istandsette til opprinnelig standard. Brukes også om å sette eldre bebyggelse i brukelig stand og i forbindel­se med reparasjoner og utbedring av betong.

Sentral driftskontroll (SD-anlegg)

Samlebegrep for sentralisert bygningsautomati­

sering basert på digital teknikk og utstyr. Systemet er gjerne bygd opp med en datastyrt hovedsentral, et antall undersentraler og flere lokalsentraler. Lokalsentralene er tilknyttet sensorer og pådragsorganer (reguleringsenhe­ter) slik at f.eks. energibruk, maskiner og pro­sesser kan reguleres enten automatisk eller ma­nuelt fra sentralene i systemet.

«Som bygget»-dokumentasjon

Dokumentasjon som beskriver bygningens oppbygging og virkemåte gjennom tegninger og beskrivelser oppdatert for endringer i bygge­prosessen. (Engelsk: «As built»-documentation)
(Ref: RIF).

Strategisk, taktisk og operativt nivå (STO)

Opprinnelig et militært uttrykk. I bygg- og eien­domsforvaltningen brukt som uttrykk for hvor i organisasjonen ulike ansvars- og arbeidsoppga­ver knyttet til planlegging, gjennomføring og kontroll er plassert.

På strategisk nivå (S) blir det tatt beslutninger av langsiktig karakter om mål og strategi for forvaltningsvirksomheten som del av kjerne­virksomheten. Det kan f.eks. gjelde beslutning­er om nybygging, ombygging, utflytting, salg eller leie av bygninger og interne omorgani­seringer. Politisk/økonomiske beslutninger på strategisk nivå ivaretas av byggeier, dvs. av virksomhetens styre eller administrative leder.

Taktisk nivå (T) har ansvar for å følge opp og iverksette beslutninger tatt på strategisk nivå. Denne forvalterrollen kan være delt på flere avdelinger, f.eks. drifts- og vedlikeholdssjef, eiendomssjef o.l. Dette nivået er både premiss­leverandør til det strategiske nivået, og har an­svar for organisering og ledelse av det daglige FM-arbeidet, samt for iverksetting av større prosjekter og tiltak. Typiske aktiviteter er orga­nisering (evt. innkjøp) av drifts-, vedlikeholds-og servicetjenester, prosjektledelse, kontakt med brukere, oppfølging av aktiviteter og resul­tater, samlet økonomistyring, og evt. bench­marking.

Operativt nivå(O) har ansvar for utførelsen av drifts- og vedlikeholdsoppgavene, og ledes f.eks. av drifts-, renholds- eller vedlikeholds­ledere. Typiske aktører på operativt nivå er vaktmestere, renholdere, driftsoperatører, hånd­verkere/fagarbeidere og evt. servicepersonell (kantine, post, transport osv.).

Nøkkelen til effektiv bygningsforvaltning ligger i et FDV-system som integrerer og koordinerer de tre nivåene. (Kilde: Tore I. Haugen, NTNU)

Kortfattet kan oppgavene på de enkelte nivå karakteriseres slik:

  • Strategisk nivå: Hva skal gjøres?
  • Taktisk nivå: Hvordan skal det gjøres?
  • Operativt nivå: Hvem skal gjøre det?

Utskifting

Utskifting av komponenter regnes som vedlike­hold. Ved større utskiftninger kan det også om­fatte utvikling av bygget (jf. NS 3454).

Vedlikehold

Vedlikehold er arbeid som er nødvendig for å opprettholde kvaliteten på en bygning og de tekniske installasjoner på et fastsatt nivå, og sikre at bygningen som helhet fungerer etter hensikten innenfor en gitt brukstid.

Utskifting av bygningsdeler med kortere levetid enn resten av bygningen defineres som vedlike­hold.

For verneverdige bygg er det et mål at vedlike­holdet i størst mulig grad utføres med bruk av opprinnelige materialer og håndverksteknikker.

Det er vanlig å skille mellom:

• Løpende vedlikehold: Arbeider som ikke er planlagt, men som må utføres for å rette opp uforutsette (akutte) skader eller mangler («brannslokking») Blir også kalt tilfeldig vedlikehold. Føres som driftskostnader etter NS 3454. Skal konteres som Løpende Drift

(31) iht NS 3454.

  • Forebyggende vedlikehold: Arbeider som må utføres for å hindre forfall som følge av jevn og normal slitasje. Blir også kalt plan­lagt eller periodisk vedlikehold. Føres som vedlikeholdskostnader etter NS 3454. Fore­byggende vedlikehold kan deles i
  • Intervallbundet vedlikehold, som utføres re­gelmessig etter faste vedlikeholdsinstrukser gitt av planleggere, entreprenører eller leve­randører. Enkelte komponenter vil da bli skiftet ut før det er teknisk nødvendig. Ar­beider med intervaller kortere enn et år kost­nadsføres på konto Løpende Drift (31), mens intervaller lengre enn et år føres på Perio­disk Vedlikehold (41). (kfr NS 3454)
  • Tilstandsbasert vedlikehold, som er planlag­te arbeider basert på regelmessige tilstands­analyser, f.eks. hvert år. Hovedformålet er å iverksette nødvendige tiltak til rett tid og slik oppnå et mer optimalt vedlikehold.
  • Planmessig, forebyggende vedlikehold vil redu­sere risikoen for uforutsette skader. Når det planmessige vedlikehold blir forsømt, øker skadeomfanget. Dermed øker kostnadsbehovet til reparasjonsarbeider (uforutsett vedlikehold), etterhvert mer enn det som er spart ved å redu­sere det planmessige vedlikeholdet.

Dersom også reparasjonsarbeidene forsømmes, øker skadeomfanget, og eiendommen får et aksellererende forfall.

Verdivurderingsprinsipper for eiendom

Noen av de vanligste verdivurderingsbegrepene for eiendom er:

  • Markedsverdi = Forventet salgspris som kan oppnås. Lønnsomheten kan beregnes ved en kapitalisering (nåverdi) av forventede fram­tidige utgifter og inntekter.
  • Bokført verdi = Opprinnelig anskaffelses­kostnad + Påkostninger – Avskrivninger. Regnskapsmessig begrep som ikke gjenspei­ler eiendommens reelle verdi.
  • Teknisk verdi (gjenskaffelsesverdi) = Kost­naden med å erstatte eksisterende eiendeler
  • Skader, mangler og slitasje.
  • Bruksverdi (virksomhetsnytte) = Verdien av bygget for virksomheten, uavhengig av mar­kedsverdi. F.eks. bygg tilpasset en spesiell prosess eller virksomhet.

(Kilde: Modell for verdifastsettelse og tilstand, Multikonsult.)

Ledige lokaler

FINN.NO