Ordbok
Innenfor eiendomsforvaltning benyttes mange ord og uttrykk. Våre definisjoner samsvarer med den terminologi som blir lagt til grunn i notat utarbeidet av NBEF, Multiconsult og NTNU: «Ord og Uttrykk innen Eiendomsforvaltning – Fasilitetsstyring, august 2008.
Asset Management (AM)
Eiendomskapitalforvaltning (asset = aktiva, formue). Utøves på strategisk nivå (ledelsesnivå).
Facilities Management (FM) (s.d.) utøves på strategisk/taktisk nivå, mens Facilities Services (FS) ledes og produserespå operativt nivå.
Bygg- og eiendomsforvaltning (BEF)
Benyttes delvis synonymt med Facilities Management, men omfatter i tillegg investerings- og kapitaldelen samt grunneiendom.
Begrepet omfatter alle aktiviteter knyttet til forvaltning av en bygning over hele livssyklusen: Planleggings- og byggefase, bruksfase og utfasing i form av avhending, restaurering eller riving. Etter NS 3454 kan bygg- og eiendoms- forvaltning funksjonelt uttrykkes som
BEF = N + FM = (K + RT) + FDVUSP. Uttrykket bygg forteller at forvaltningsobjektet er en bygning, mens eiendom er en betegnelse som større byggforvaltere bruker om sin bygningsmasse, særlig i markedsmessige og juridiske sammenhenger.
Drift
Drift omfatter alle oppgaver og rutiner som er nødvendige for at bygningen med tekniske installasjoner skal fungere som planlagt, både funksjonelt, teknisk og økonomisk. Oppgavene omfatter bl.a. betjening og ettersyn av bygningsdeler og installasjoner, forsyning av energi, vann etc., renhold og renovasjon.
Hos forvaltere som driver Facilities Management kan drift også omfatte servicetjenester som f.eks. datanettverk, telefon, post, kopiering, resepsjonstjeneste og kantine. Disse kostnadene kalles i NS 3454 for service-/støttekostnad til kjernevirksomheten.
I praksis er det ofte vanskelig å skille mellom løpende vedlikehold og driftsaktiviteter. Ved beregning av nøkkeltall er det viktig at fordelingen av kostnader skjer etter de samme retningslinjer. kfr NS 3454.
Due diligence (Aktsomhetshandlinger)
(eng.: due diligence) Oppsamling, omfattende vurdering og validering av informasjon fra en organisasjon på et aktuelt trinn av avtalen om fasilitetsstyring, som er nødvendig for å vurdere nøyaktighet og integritet på riktig trinn av avtaleprosessen (NS-EN 15221-2).
Eiendom
Noe man eier. Samlebegrep på fysiske verdiobjekter som areal/tomt, bygninger, anlegg og andre verdifaktorer som f.eks. utbyggingspotensial. Juridisk begrep for alt som har en verdi.
Eiendomsforvaltning
Eiendomsforvaltning omfatter i prinsippet alle faser i livssyklusen:
- erverv gjennom kjøp, ekspropriasjon, prosjektering og bygging,
- forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling (FDVU),
- avhending ved salg, bortfeste, gave eller overførsel,
- riving, gjenbruk og deponering.
Energiledelse – Energioppfølgingssystem (EOS)
Energiledelse er den del av virksomhetens ledelsesoppgaver, på lik linje med andre ledelsesoppgaver, som aktivt sikrer at energien utnyttes effektivt og miljøriktig samt er i samsvar med gjeldene lover og forskrifter (se også «Bygningsenergidirektivet» (s.d.)).
Bedriften utarbeider en oppfølgingsplan med mål, strategi og handlingsprogram for energibruken. En viktig faktor er et godt energioppfølgingssystem (EOS) med registrering, rapportering, analyse og løpende oppfølging av energibruken.
Energiøkonomisering (Enøk)
Et begrep som i videste forstand betyr at energien skal brukes i den form, i den mengde og til den tid som totalt sett er mest lønnsom når alle fordeler og ulemper er veid mot hverandre.
Enøk skal bidra til en samfunnsøkonomisk rasjonell utnyttelse av ressursene, å redusere negative miljøkonsekvenser av energibruken og stimulere til utvikling og innføring av energieffektiv teknologi.
Litt.: Sintef: ENØK i bygninger. Effektiv energibruk. 2.utgave. Univ.forlaget 1996.
Enova
Statlig foretak med ansvar for det offentlige enøk-arbeidet i Norge. Overtok fra 1.1.2002 NVEs ansvar for miljøvennlig omlegging av energibruk og energiproduksjon. Selskapet eies av Olje- og energidepartementet (OED) og har hovedkontor i Trondheim.
Etterslep
Gir uttrykk for det akkumulerte vedlikeholdsetterslepet som preger enkelte bygningsmasser, særlig offentlige eiendommer. Etterslep (E) brukes av enkelte eiendomsforvaltere (uformelt) som en supplerende post til vedlikehold og utvikling i NS 3454.
Facilities Management (FM)
(no.: fasilitetsstyring (s.d.)) Integrasjon av prosesser i en organisasjon for å opprettholde og utvikle avtalte tjenester som støtter og forbedrer effektiviteten til organisasjonens primære aktiviteter. (NS-EN 15221-1)
Omfatter alle aktiviteter innenfor begrepene
FDVUSP (s.d.) etter NS 3454. Moderne eiendomsforvaltning omtales gjerne som facility management (amerikansk engelsk) eller facilities management (britisk engelsk), begge forkortes til FM.
FM setter først og fremst brukeren i fokus ved at arbeidsplassen legges til rette slik at kjernevirksomheten kan utføres på en optimal måte. Det omfatter faktorer som helse, miljø og sikkerhet, trivsel, innemiljø, lys, lyd, service, kantine osv. Tradisjonell FDVU har i større grad vært rettet mot byggets tekniske tilstand og drift.
Basert på en nordisk tilnærming, kan FM deles i fem hovedområder:
- Økonomi og finansiering
- Eiendoms- og arealforvaltning
- Drift, vedlikehold og utvikling
- Service og tjenester
- Helse-, miljø og sikkerhet (HMS).
Facilities Services (FS)
(no.: fasilitetstjeneste) Serviceytelser rettet mot brukere/leietakere av bygg og lokaler. Utføres på operativt nivå. Se også Asset Management (AM).
FDVU-filosofien
FDVU-filosofien er illustrert i figuren nedenfor. Når bygget tas i bruk, oppfyller det (tilnærmet) de krav som var forutsatt på planleggingstidspunktet. Allerede har kravene til nybygg økt. Ved bruk vil bygget gjennomgå naturlig slitasje og kvalitetsforringelse som med jevne mellomrom må kompenseres ved vedlikehold og utbedring. For å etterkomme nye krav, må det foretas en utvikling eller oppgradering av bygget.
Bærekraftig bygging vil si å utvikle bygget slik at det stadig kan oppfylle nye krav og dermed forlenge sin levetid.
Felles kostnader
Kostnader som betales direkte av borettshaveren/leietakeren i form av husleie (renter og avdrag på felles lån + felles drift og vedlikeholdskostnader.
Forvaltning
En overordnet funksjon som omfatter ledelse, planlegging og organisering av arbeidsoppgaver innenfor:
- leietakeradministrasjon
- skatter og avgifter
- forsikringsavtaler
- lover og forskrifter
- økonomisk forvaltning (budsjett, regnskap, nøkkeltall, årskostnader, analyser)
- administrativt ansvar
Forventet levetid
Den levetid en bygning prosjekteres for å fungere godt i (designlevetid). Statsbygg bruker 60 år som standard forventet levetid, men har f.eks. satt 150 år for ny opera. 60 år er også vanlig for boliger.
Forventet levetid er en viktig faktor ved lønnsomhetsberegning av byggeprosjekter. Ved nybygging eller ombygging ønsker man den mest lønnsomme kombinasjonen av kapital-, vedlikeholds- og driftskostnader. Disse framkommer ved en serie av forutsatte levetider til komponenter og en beregning av behovet for vedlikehold og utskifting gjennom byggets livsløp.
Helse, miljø og sikkerhet (HMS)
Begrep hentet fra Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter.
Internkontroll (IK)
Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. (Def.: IK-forskriften § 3).
Internkontrollforskriften
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter, fastsatt med hjemmel i Arbeidsmiljølovens § 16. Trådte i kraft 1.1.1997.
Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, brann- og eksplosjonslovgivningen, produktkontrolloven, sivilforsvarsloven, genteknologiloven og lov om elektriske anlegg og elektrisk
utstyr. Arbeidstakerne skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll.
Forskriften skal fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen
- Arbeidsmiljø og sikkerhet
- Forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester
- Vern av det ytre miljø mot forurensning og bedre behandling av avfall
Key Performance Indicators (KPI)
Nøkkelindikatorer / nøkkelfaktorer / nøkkeltall. Indikatorer som beskriver hvordan noe fungerer eller hvilken tilstand det er i ut fra målt ytelse. Ytelsen måles ofte opp mot «Best Practice», kan være målt mot kostnads- eller kvalitetskrav, og kan gjelde bygninger/infrastruktur så vel som støttetjenester og service til arbeidsplasser og brukere.
Se også KPI-systematikk og Tilpasningsgrad og den norske definisjonen Hovedindikator for ytelse (KPI).